プライバシーポリシー

株式会社ホクリン（以下「当社」といいます）は、システム開発事業における技術者情報、ビル管理・広告（地主様情報）・ネットワーク事業等を通じて多くの個人情報を取り扱っております。お客様の個人情報の重要性と情報の価値を認識し、お客様の最大限の信頼を得ることができるように、この個人情報保護方針を策定し、実施・運用してまいります。

１．個人情報の取得・利用・提供

当社は、お客様が安心してお取引をしていただくために、個人情報の利用目的を明確にお伝えし、お客様の同意を得た上で、個人情報を取得し、利用・提供を行います。また、取得した個人情報は、特定された目的以外での利用を行わないための必要な対策を講じます。

２．法令の遵守

個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、法令及び規範が改定された場合、速やかに周知徹底を図ります。

３．個人情報の安全管理

当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正に取り組みます。

４．個人情報に関するお問い合わせについて

お客様からお預かりした個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等の求めまたは苦情及び相談等がある場合は、後記の相談窓口までお申し出下さい。お客様ご自身であることを確認した上で必要な手続きをご案内するとともに、十分な調査等を行い適切に対処させていただきます。

５．個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、本方針を確実に実施するために、適切な管理体制を構築し当社役職員および関係者等にその主旨を周知徹底するとともに、個人情報を適切に保護・利用等を行います。
また、この方針を含む個人情報全般についての管理体制が、十分に機能するよう継続的に維持・改善いたします。

６．個人情報相談窓口

当社の個人情報相談窓口は、以下の通りです。

株式会社ホクリン　個人情報相談窓口
東京都新宿区西新宿7丁目2番6号　西新宿Ｋ－１ビル6階
電話　03-3362-5151

制定日 2009年07月01日
改訂日 2023年06月23日
株式会社　ホクリン
代表取締役　上願　宏幸　

個人情報保護に基づく公表事項

２０１０年０３月１０日制定
２０２４年０５月０１日改定
株式会社　ホクリン

当社では、業務上取り扱うすべての個人情報（以下、個人情報といいいます）は、個人情報保護法その他の法令並びに当社個人情報保護方針その他定められた社内規定に則り適正に管理します。当社における個人情報の取扱いは、下記の通りとさせていただきますので、本書の内容を予めご同意いただいた上で、個人情報をご提供いただきますようお願い申し上げます。

１．個人情報取扱事業者の名称

株式会社　ホクリン

２．個人情報保護管理責任者

常務取締役　酒井　郁宏
電話　03-3362-5151

３．個人情報の利用目的

（１）個人情報を直接または間接的に取得する場合の利用目的

書面に記載された個人情報を、ご本人から直接取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。
それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下に掲げる利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます。

個人情報の利用目的を変更する場合には、都度、利用目的を通知し、同意を得た上で利用させていただきます。 
ただし、名刺交換といったビジネス上の慣習である場合や、お客様からお電話等にて資料送付等のご依頼を受けた場合など、取得の状況から利用の目的が明らかな場合には、利用目的の明示を省略させていただくことがございます。

事業（業務）名	個人情報の分類	利用目的
システム開発事業 （業務委託・業務請負関連）	協力会社の所属技術者（個人事業主を含む）の技術者情報	・業務と技術者のマッチング、および各種連絡のため
広告事業	地権者の情報	屋外広告設置に伴う土地借用のため
採用業務	採用募集にて取得する履歴書・経歴書等の個人情報	採用選考管理のため ・資料添付、会社説明会の開催案内、面接日の連絡等のため
従業員管理業務	履歴書・経歴書およびそれらを元に作成した社員名簿等の従業員情報	従業者の雇用管理のため
お問い合わせの対応業務	氏名、住所、連絡先等の情報	お問い合わせの対応のため

（２）お客様からお預かりした情報資産の中に含まれている個人情報の利用目的について

当社がお客様から受託したシステムの開発や保守サービス、アウトソーシングサービス（運用管理）、データエントリーサービスを提供するにあたり、お客様から一時的または継続的にお預かりした情報資産の中に個人情報が含まれる場合があります。その場合には、お客様との委託契約内容を遵守し、委託された目的以外に利用または提供をいたしません。なお、お預かりした情報資産の中に含まれていた個人情報については、開示いたしません。（当社に開示権限がありません）

４．個人情報の提供

当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を、第三者に提供または開示いたしません。

• ・お客様に第三者提供することについて、事前に同意を得ている場合
• ・法令に基づく場合
• ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• ・国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• ・業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

５．個人情報の委託

利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いを他の事業者に委託します。他の事業者へ個人情報を委託する場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。

６．個人情報の利用目的の通知、開示・訂正・削除・利用停止のお求めについて

開示対象個人情報に関する利用目的の通知、開示・訂正・追加又は削除、利用又は提供の拒否権についてのお申し出は、個人情報開示等の手続き に従ってご請求下さい。

７．個人情報の安全管理のために講じた措置

当社における個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。

（１）組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員及び当該従業員が取扱う個人情報の範囲を明確化し、
法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

（２）人的安全管理措置

個人情報の取扱に関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人情報の秘密保持に関する誓約書を従業者から取得しています。

（３）物理的安全管理措置

個人情報を取扱う区域において入退室管理及び権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。

（４）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

８．個人情報の取扱に関する苦情の申出先

当社の個人情報の取扱に関する苦情については、下記までお申し出ください。 直接ご来社いただいてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承ください。

＜苦情の申出先＞
〒160-0023　
東京都新宿区西新宿7丁目2番6号　西新宿Ｋ－１ビル6階
株式会社ホクリン　個人情報苦情相談担当　宛
電話　03-3362-5151
受付時間：月～金曜日9:00～17:00（ただし、祝祭日・年末年始休業日を除く）
E-mail: pms_privacy@hokurin.co.jp

９．当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先

当社の所属する「認定個人情報保護団体」は以下になります。

◆認定個人情報保護団体の名称一般財団法人日本情報経済社会推進協会
◆苦情の解決の申し出先認定個人情報保護団体事務局
◆住所〒106-0032 東京都港区六本木 1-9-9　六本木ファーストビル12F
◆電話番号03-5860-7565　0120-700-779(フリーダイヤル)

個人情報開示等の手続き

当社が取扱う個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以下、総称して「開示等」といいます）について、個人情報をお預かりしたご本人またはその代理人様から請求があった場合、以下の手続きに従い、合理的な期間及び範囲で対応いたします。

１．開示対象個人情報について

開示の対象となる情報は、当社のデータベース、または検索可能な状態に整理された当社の情報ファイルに保管されている個人情報であって、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項（JIS Q 15001:2006）」に定める「開示対象個人情報」に該当する以下のもの（注1）です。

• ・協力会社の所属技術者（個人事業主を含む）の技術者情報
• ・地権者の情報
• ・採用募集にて取得する履歴書・経歴書等の個人情報
• ・履歴書・経歴書等およびそれらを元に作成した社員名簿等の従業員情報

（注１）当社がご本人から直接取得した情報でかつ、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示の求めのすべてに応じることができる権限を有する情報

２．開示等の請求方法

（１）お申込手続き

当社が保有している個人情報の開示等のお求めは、問合せ先までお申込ください。所定の申請書を郵送させて頂きます。

＜当社所定の申請書＞

• (a)個人情報の開示等の手続きについて
• (b)個人情報開示等申請書
• (c)委任状

受付の際、申請書送付のために「氏名・住所・連絡先電話番号」をお聞きしますのでご了承ください。申請書に必要事項を記入するとともに開示等を請求される方の確認書類を同封し、送付してください。
ご本人またはその代理の方であることを確認した上で、開示等のお求めに対応いたします。

＜お問合せ先＞

〒160-0023
東京都新宿区西新宿7丁目2番6号　西新宿Ｋ－１ビル6階
株式会社ホクリン　個人情報苦情相談担当　宛
電話　03-3362-5151
受付時間：月～金曜日9:00～17:00（ただし、祝祭日・年末年始休業日を除く）

（２）ご本人確認のための書類（次の書類のいずれかのコピー）

申請書の送付にあたって、ご本人を確認するため、以下の書類を同封してください。 なお、ご契約者様が15歳未満の方の場合は、親権者の署名と親権者が確認できる書類が必要です。

・ご本人であることを明らかにすることができる書類。（次のいずれかひとつ）

運転免許証（表・裏ともに）、パスポートまたは各種健康保険証等
（他の例：国民年金手帳・年金証書・印鑑登録証明書）

（３）代理人が請求される場合

代理人によるご請求の場合は、（2）のご本人確認のための書類に加え、下記の(a)(b)いずれかの書類を同封してください。

(a)法定代理人（親権者または成年後見人）の場合

• ・法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本など）
• ・法定代理人であることを確認するための書類のコピー（次のいずれかひとつ）
• 運転免許証（表・裏ともに）、パスポートまたは各種健康保険証等

(b)委任による代理人の場合

• ・ご本人の実印による「委任状」
• ・代理人であることを確認するための書類のコピー（次のいずれかひとつ）
• 運転免許証（表・裏ともに）、パスポートまたは各種健康保険証等

３．開示等の手数料およびその徴収方法

個人情報保護法第25条に基づく開示請求の場合は、１回の申請ごとに手数料をいただく場合がありますのでご了承ください（個人情報の修正・追加・削除・利用停止・消去、第三者提供の停止の請求の場合は、手数料をいただきません）。 
手数料の金額は、申請内容および実費を考慮し、申請時にお知らせいたします。
個人情報開示申請書を送付する際に、お知らせした金額分の郵便切手を同封のうえ郵送してください。
手数料分の郵便切手が同封されていないか、不足している場合、当社取扱窓口の担当者からその旨のご連絡を申し上げます。その後、所定の期間内に納付いただけなかった場合には、開示請求に応じかねます。
手数料の金額は、回答書をお送りする際の簡易書留郵便料金相当額です。

４．開示等の申請に対する回答方法

開示等の申請に対する回答書は、申請書に記載のご住所宛に書留で郵送いたします。

５．非開示について

次のいずれかに該当する場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由を通知申し上げます。

• ・本人が確認できない場合
  （例）申請書の内容と、本人確認のための書類に記載された内容に不一致がある
• ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
• ・申請書や添付書類に不備があった場合
• ・開示等の対象が｢開示対象個人情報｣に該当しないとき
• ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害すおそれがある場合
• ・他の法令に違反することとなる場合

６．その他

開示等の請求にともない当社が取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲内でのみ取扱います。また、ご提出いただいた書類は、開示等の請求に対する確認が終了してから一定期間（３年間）保管した後、廃棄させていただきます。